Istilah administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin administratio yang dapat berarti "pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan Istilah tersebut kemudian berkembang menjadi administrazione di Italia, administration di Perancis, Inggris dan Jerman, sedangkan di negeri Belanda disebut administratie. Di negeri Belanda, istilah administratie mempunyai pengertian yang mencakup stelselmatige verkrijging, en verwerking van gegevens (dalam bahasa Indonesia sekarang: tata usaha) dan bestuur en beheer sekaligus. Bestuuv adalah management dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan Beheer adalah management dari sumber-sumber dayanya (finansial, personil, materiil, gudang, dan sebagainya).

Adapun arti dan pengertian administrasi di Indonesia, pada mulanya berasal dari Eropa Barat (Eropa Kontinental) melalui penjajahan Belanda. Administratie dalam arti tata usaha dipopulerkan di Indonesia Oleh Pemerintah Hindia Belanda terutama dikalangan orang-orang pribumi (inlander) yang kebanyakan bekerja atau diberi pekerjaan dalam bidang ketatausahaan, di mana kegiatan administrasi diartikan kegiatan tata usaha. Dalam pada itu istilah administrasi yang dalam bahasa Inggris disebut administration, berasal dari kata kerja to administer mempunyai arti to serve (melayani), dan to manage (mengelola) ataupun to direct (menggerakkan). Dengan demikian administration mengandung makna pelayanan atau pun pengelolaan.

Dari berbagai berbagai pemahaman tersebut, administrasi dapat dibedakan dalam dua pengertian yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit, diartikån terbatas sebagai kegiatan tata usaha (clerical work dan office work) yang berkenaan dengan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi. Batasan pengertian inilah yang dipahami di Belanda sebagai administratie dalam arti stelselmatige verkrijging en verwerking van gegevens (tata usaha).
2. Administrasi dalam arti luas berhubungan dengan kegiatan kerjasama dan upaya (organisasi dan manajemen) yang bersifat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. Batasan pengertian ini mengandung keseluruhan makna dari kata administratie (Belanda) dan administration (Inggris), yang mencakup berbagai dimensi, aktivitas, dan dinamika yang muncul dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan bersama, termasuk dalam pemberian pelayanan.

Dapat dikemukakan bahwa administrasi di samping berkembang merupakan bidang studi, juga merupakan sistem yang telah dipraktekan dalam setiap upaya kerjasama manusia secara terorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu dalam perkembangannya administrasi dapat dipandang dari dua sudut, yaitu sebagai ilmu (science) atau disiplin dan sebagai seni (art) atau sistem.

Sebagai ilmu, administrasi merupakan bidang studi yang mempelajari atau menelaah fenomena kerjasama manusia secara organisasional; dan ini sifatnya universal. Sedangkan sebagai seni, administrasi merupakan praktek dari kegiatan manusia yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama; dan im sudah eksis sejak adanya peradaban manusia. Wujud nyata yang merupakan hasil karya administrasi di Indonesia secara historis antara lain adalah berdirinya Candi Borobudur, Mesjid Demak, atau pun Gereja Ayam di dekat Gedung Bappenas.

Pentingnya studi dan peran administrasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara pada zaman modern dewasa ini antara lain disebabkan kebutuhan dan kenyataan sebagai berikut:

1. Dalam kehidupan masyarakat modern, pola kehidupan di berbagai bidang berkembang berdasarkan kerjasama yang terorganisasi;
2. Pola kehidupan yang terorganisasi tersebut berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berfikir serta bekerja secara rasional;
3. Cara berfikir dan bekerja secara rasional menuntut penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi modern;
4. Cara berfikir modern dan bekerja secara rasional tersebut dimaksudkan untuk mewujudkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam pencapaian tujuan;
5. Berfikir dan bekerjasama secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi ke arah terwujudnya efisiensi dan efektivitas itu memerlukan administrasi

Administrasi negara yang dalam bahasa Inggris disebut public administration dapat ditelaah dari dua sisi, yaitu sebagai ilmu dan sebagai sistem. Dari Sisi keilmuan administrasi negara mulai berkembang pada akhir Abad 19 sebagai perpaduan ilmu administrasi dengan ilmu politik. Pemisahannya dengan ilmu politik disebabkan secara keilmuan keduanya berhasil menemukan domain masing-masing. Ilmu politik mempunyai fokus pada fenomena kekuasaan dalam berbagai dimensi dan dinamikanya. Sedangkan administrasi negara berfokus pada fenomena "penyelenggaraan negara" atau "organisasi dan manajemen negara" yang berkenaan dengan keseluruhan unsur dan interaksi antar unsur negara (warganegara, wilayah negara, dan pemerintahan negara), tujuan bernegara, serta posisi dan peran negara dan warga negara (masyarakat) dalam keseluruhan aktivitas di dalamnya.

Sebagai suatu sistem, administrasi negara dipraktekan dan dikembangkan Oleh suatu bangsa untuk melakukan kegiatan atau mewadahi upaya bangsa yang bersangkutan dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya bersama dalam bernegara. Sebagaimana sistem lainnya, sistem administrasi negara secara konseptual juga mengandung unsur-unsur nilai (landasan dan tujuan), struktur (tatanan organisasi), dan proses (manajemen).

Administrasi negara adalah administrasi mengenai negara dalam keseluruhan arti, unsur, dimensi, dan dinamikanya. Dalam situasi dan kondisi negara bagaimana pun, administrasi negara harus tetap berperan memberikan dukungan terhadap penyelenggaraan negara, mengemban tugas penyelenggaraan negara, mengemban misi perjuangan bangsa dalam bernegara; memberikan perhatian dan pelayanan sebaik- baiknya kepada masyarakat, dan membuka peluang kepada masyarakat untuk berkarya dalam upaya mencapai tujuan bersama dalam bernegara, ataupun untuk melakukan peran tertentu dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik yang secara tradisional dilakukan Oleh aparatur negara.